beneficios de documentar procesos

5 Beneficios de Documentar Procesos

El documentar procesos, es una práctica cada vez más común en las empresas, debido a todos los beneficios que trae para la misma. Antes de seguir, probablemente te preguntes:

¿Qué es documentar procesos?

Es representar gráficamente o por escrito el conjunto de actividades que tienes que llevar a cabo para realizar un determinado proceso, así como identificar sus entradas, salidas y responsables que intervienen en él.

Probablemente, has querido conocer los procesos de un área de la empresa y tuviste que preguntarle a alguien, ya que no tenías nada por escrito que pudieras consultar en la comodidad de tu oficina, como también se ha ido un trabajador y con él toda la información de la operatividad de su área. Te entiendo… es molesto, por consiguiente te muestro a continuación los beneficios de documentar los procesos de una empresa ya mismo 😀

1. Mantener el Conocimiento

En mi experiencia en varias empresas, he visto áreas en la que su operatividad depende de una persona, ya que es la única que conoce sus procesos. Esto es un riesgo, ya que puede renunciar en cualquier momento y llevarse consigo todo el conocimiento 🧠 o simplemente se toma unas vacaciones.

Indistintamente el caso, las áreas deben continuar su operatividad y la empresa debe garantizar su continuidad y que el conocimiento de sus procesos no dependa de una persona. Al documentar los procesos, garantizas la transferencia del conocimiento a los demás miembros del equipo, pudiendo llevar a cabo las actividades en su ausencia.

2. Guía para Nuevos Ingresos

Que agradable es llegar a tu puesto de trabajo y puedas conocer los procesos en los que estás involucrados y como debes ejecutarlos ¿verdad? 😁 El documentar procesos, ayuda al nuevo trabajador en su proceso de adaptación y entender su rol en la empresa, así como reducir los tiempos de formación interna.

3. Estandarizar Actividades

Probablemente, conoces algún departamento donde los trabajadores ejecutan el mismo proceso, pero de distintas maneras ¿verdad? Uno te entrega un formulario, pero el otro no, uno solicita información por correo electrónico y el otro la solicita por escrito. Estos son uno de tantos ejemplos que se pueden dar al no tener estandarizadas las actividades y esto se puede evitar con la documentación de procesos, es decir, definir el camino a seguir a todos por igual.

4. Identificar los Procesos

Para ser una empresa eficiente, tienes que saber cómo opera, y para eso debes conocer sus procesos. Muchos departamentos simplemente operan y no tienen identificados sus procesos, así que esta es una excelente oportunidad para organizarse e identificarlos.

5. Analizar los Procesos y Encontrar Oportunidades de Mejora

Al documentar procesos nos permite analizarlos, es decir conocer su estado actual y ver como se pueden mejorar. Desde mi punto de vista, esta es la fase más importante, ya que ella puedes: eliminar duplicidades, cuellos de botellas, actividades que no aporten valor, reducir costos y tiempos.

Hacer esta fase ayuda a que el proceso fluya, así como también a reducir el estrés laboral, influyendo directamente en la calidad de los productos y servicios al cliente.

Nota: te puede interesar esta entrada ¿Cómo Mejorar Procesos Administrativos?

Ahora, quiero conocer si en tu empresa o donde estás trabajando ¿tienen documentado sus procesos? dímelo en los comentarios. Espero que te haya gustado esta entrada y puedas ver su importancia, recuerda compartirla en tus redes sociales 🙂

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