como y dónde crear un formulario

¿Cómo y dónde hacer Formularios para tu Empresa?

Los Formularios 📃 son un instrumento muy utilizado en las empresas, indistintamente el sector al que pertenezcan, pero a su vez le restan un poco de importancia a su correcta elaboración y control. Hacer un formulario no es sólo abrir Word e insertar tablas, sino hacer de él un correcto instrumento de recolección de datos, donde cada dato que se solicite sea realmente necesario. Con esta entrada te muestro estos pasos claves que debes tomar en cuenta al momento de hacer un formulario para tu empresa.

Antes de comenzar, te defino:

¿Qué es un formulario?

Es un instrumento donde se recolectan datos para ser transformado en información sobre un tema en específico.

Preguntas Previas al Hacer Formularios

Antes de hacer un formulario debes preguntarte lo siguiente: ¿Ya existe o se puede fusionar con uno existente? ¿Realmente es necesario? ¿Se utilizará impreso o digital? ¿Formulario interno (sólo se usará dentro de la empresa) o externo (se enviará a clientes o algún ente externo a a la empresa)? ¿Qué tamaño de hoja debe realizarse? ¿Quién es el usuario y el dueño? ¿Cuál es el procedimiento relacionado? ¿Dónde se va a archivar? Estas preguntas son necesarias hacérselas ya que te condicionan su elaboración. Una vez tengas claro su finalidad, avanzamos a su diseño.

Datos a Solicitar en el Formulario

Esta es una fase clave, ya que en ella debemos recolectar los datos realmente necesarios ✅, cada campo en el formulario debe estar justificado, evitando así campos de relleno que al final solo ocupan espacio y hacen que el usuario invierta más tiempo en el llenado.

Orden y Espacio de los Campos en los Formularios

Ya definidos los campos que necesitamos, ahora deben ser ordenados de una forma lógica y secuencial, por ejemplo: no te voy a pedir primero tu dirección de casa y luego tu nombre y apellido, sin embargo se da el caso donde la ubicación del campo debe ser pensada en quién procesa ese formulario, ya sea por el volumen que procesa se puede ubicar el campo en un lugar específico para que facilite su gestión. Tenemos que preferiblemente ir de lo micro a lo macro y podemos fraccionar los datos por categorías, ejemplo: Datos Personales del Cliente, Datos de la Empresa donde Trabaja, etc.

Con respecto al espacio de los campos, te lo va a definir primeramente si va a ser llenado en computador 💻 (consume menos espacio) o escrito a mano 💪 (consume más espacio), una vez lo sepas tienes que saber que tanto espacio puede consumir el dato que registre el usuario.

Diseñar el Formulario

Siempre recomiendo que las empresas deben manejar un estándar en el diseño de sus formularios, cuidar su imagen, especialmente los que son de uso externo (los que llena el cliente por ejemplo), ya que transmite mucho de lo que es la empresa. Para ello cuida lo siguiente:

  • Si usaras colores 🎨, que sean los que identifiquen a la empresa.
  • El grosor de las filas deben ser preferiblemente iguales, para que así se vean de una forma armónica.
  • El nombre del formulario debe ser específico y decirte de que va.
  • Cuida la ortografía, el uso correcto de las mayúsculas y minúsculas y los signos de puntuación.

Ahora te preguntarás ¿Dónde puedo hacer un formulario? y en lo personal te recomiendo los siguientes:

    

Así es, tan fácil como hacerlos en Word (para formularios tradicionales, a lo que solo se ingresen datos), Excel (para formularios en los que se requiera hacer cálculos) y Google Forms (para formularios online tipo encuestas). También te sirve cualquier otro procesador de texto como Open Office, Google Docs, etc. Déjame en los comentarios cual es tu preferido 🙂

Realiza Pruebas

Una vez tengamos el formulario listo, antes de ser divulgado, hay que realizar pruebas para evitar cualquier posible error. Si lo usarás impreso, haz una prueba de impresión y cerciorate que todo salió bien. Ya sea llenado a mano o por computador, haz una prueba de llenado para que te asegures del espacio correcto de cada campo.

 

Consideraciones Finales:

  • Cuando se trate de un formulario a llenar por un cliente, te recomiendo entregarlo en PDF modificable.
  • Para evitar que los usuarios manipulen el formulario y puedan haber en la empresa diferentes versiones del mismo, agrégales campos de escritura y entrégalos bloqueados.
  • Diseña el formulario de una forma que sea rápido su llenado, si hay campos con respuestas definidas, puedes colocarlas usando casillas de verificación.

 

Con estas pautas que te explico en esta entrada, podrás hacer no solo un buen formulario sino sabrás darle un buen uso. Si te fue de utilidad, recuerda decírmelo en los comentarios y compartirlo en tus redes sociales.

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