como hacer manuales de procesos

¿Cómo hacer un Manual de Procesos?

Las empresas hoy día debe pensar seriamente en documentar sus procesos a través de un Manual de Procesos, sin importar el país donde se encuentre, si tiene años de creada o está por abrir, así que si me estás leyendo muy probablemente quieras hacer uno para tu empresa o en la que estés trabajando.

Desde mi punto de vista, atrás quedaron los manuales que parecen una enciclopedia, con cientos de hojas e información redundante y compleja que alejan a los usuarios a leerlos, así que si te estás preguntando ¿Cómo hacer un manual de procesos? pues estás en la página correcta, me di la tarea de escribirte esta entrada, redactada de una forma de una forma sencilla y resumida ✅, con lo más importante de los Manuales de Procesos y cómo hacerlos para que sean sencillos, fáciles de entender y no lo terminen engavetando.

Primero que todo, voy con un poco de teoría. Mi foco en esta entrada son los procesos de negocios.

¿Qué es un Manual de Procesos?

Es un documento, en el cual exponemos de forma ordenada y secuencial, las actividades que se deben realizar para poder llevar a cabo un proceso, así como los responsables que intervienen en él.

¿Quiénes Necesitan un Manual de Procesos?

Los Manuales de Procesos aplican para empresas grandes, medianas o pequeñas, públicas o privadas.

¿Para qué se Necesita Hacer un Manual de Procesos?

Al elaborar un manual ya estás estandarizando tus procesos, esto a su vez favorece a tus productos y servicios. También tus trabajadores tienen una guía para desempeñar su labor correctamente. Recuerda que en esta entrada te hablo de los beneficios de documentar tus procesos.

¿Quién lo Elabora?

Un Manual de Procesos debe ser elaborado por un equipo conformado por un Analista de Procesos o Auxiliar Administrativo preparado en la materia, quién recopilará toda la información, la analizará, propondrá mejoras (de haberlas) y documentará, y el dueño del proceso o los responsables que intervienen en el, serán quienes nos aporte toda la información necesaria del proceso.

Entendido lo anterior, comienzo a explicarte como hacer un manual de procesos que gusten!

Estructura de un Manual de Procesos

La estructura que definamos para nuestro manual depende la información que queremos transmitir. Te recomiendo una estructura sencilla con lo más importante que el usuario debe saber, a fin de evitar crear manuales extensos, con información repetitiva y redundante que desmotive a leerlo.

Te propongo la siguiente estructura y una breve explicación de cada uno de sus elementos:

  • Portada (opcional): en ella puedes poner el logo de la empresa en la esquina superior izquierda o derecha y el nombre del proceso o procedimiento en el centro.
  • Hoja de Aprobación y Actualizaciones: especificarás los niveles de aprobación del manual (quien revisa y quién aprueba), así como también incluirás las una sección para las modificaciones que se vayan realizando al manual en un futuro.
  • Índice o Tabla de Contenido: muestra el contenido del manual y el número de hoja en la que se encuentra.
  • Base Legal: muchos procesos están regulados por ciertas normativas legales, si ese es el caso te recomiendo incluir su nombre y su fecha de publicación. De no aplicar, puedes omitir este elemento.
  • Normas Específicas: son todos aquellos lineamientos que regulan al proceso descrito.
  • Descripción del Proceso: vas a detallar de forma secuencial y cronológica, todas las actividades que componen al procedimiento, especificando su entrada, salida, registros y responsables.
  • Documentos Relacionados: especifica todos aquellos documentos controlados (otros manuales de procesos, manual de usuario, etc.) que se relacionan con el proceso descrito en el manual.
  • Anexos (opcional): si consideras que debes mostrar alguna imagen que aporte valor al entendimiento del proceso, esta es la sección ideal. Inclúyelo como imagen, cuidando la calidad y estética de la misma.

 

Redacción

Algo clave en un manual de procesos, es su redacción. Hazla clara y sencilla para que sea entendida por todas las personas que lean el manual, para ello te recomiendo que uses palabras de fácil comprensión, expresar una idea con pocas palabras y utilizar los verbos y tiempos correctos. Ejemplo: en vez de “Descargue, abra el formulario X e ingrese todos los datos del Cliente” puede ser “Registre los datos del Cliente en el formulario X”.

Revisión y Aprobación

Todo manual debe ser revisado por el dueño del proceso, quién da fe que toda la información reflejada en el mismo es real y debe ser implementada, posteriormente por la máxima autoridad en el empresa, esto último depende de la estructura de la empresa y como deleguen esta responsabilidad. En varias empresas también se da el caso que los procesos deben ser revisados por el equipo de Calidad. Para llevar a cabo esta fase, te recomiendo realizar todas las revisiones por correo electrónico, para así evitar gasto en papel y contribuir con el medio ambiente 🍀.

Publicación y Difusión

Los Manuales de Procesos deben estar a disposición de todos los trabajadores, para su consulta a través de la herramienta o vía que defina la empresa. Para ello, debes informar a todos los usuarios del proceso que el manual ha sido publicado y donde lo pueden descargar. Te recomiendo manejar los manuales en formato PDF, por su fácil manejo y es amigable con el medio ambiente.

Consideraciones Finales:

  • La implantación de un manual, puede involucrar un adiestramiento a los trabajadores involucrados en el proceso, depende de lo complejo que pueda ser la mejora o que se trate de un nuevo proceso.
  • Los manuales deben permanecer actualizados, ya sea por solicitud del dueño del proceso al querer modificar algo en su proceso o por revisiones periódicas que establezca la empresa.
  • Fomenta la cultura sobre el uso de los manuales.

 

A un Manual de Procesos se le debe dar la importancia que merece, en él se encuentra la operatividad de tu empresa, por ende hay que hacerlos bien. Espero que con toda la información que te transmití en esta entrada, te ayude en la elaboración de tus manuales 😀 . Me gustaría que me escribas en los comentarios como manejan los manuales en tu empresa, también recuerda que puedes compartir toda la información de esta entrada en tus redes sociales.

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