como mejorar procesos administrativos

¿Cómo Mejorar Procesos Administrativos?

El mejorar procesos administrativos es parte fundamental en una empresa, pero tal vez pienses que esto involucra grandes gastos o cambiar radicalmente el proceso, y te digo que no es así del todo, pues podemos hacer grandes cambios con sólo hacer simples ajustes. Así que traté de reunir en esta entrada, esas mejoras que podemos hacer en los procesos de una empresa para que sea más fluidos y eficientes.

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Evalúa los Documentos Relacionados

Para mejorar procesos administrativos no solo tenemos que ver las actividades propias del proceso, sino también los documentos que están involucrados, por ejemplo: formularios, recaudos, reportes, etc. ¿Por qué? En ellos puede haber gastos en papel, tiempo, y actividades que no aportan valor. Su uso e información que contengan debe estar justificada y orientadas al objetivo del procedimiento.

Reduce las Impresiones o Fotocopias

Esta mejora es una de mis preferidas, porque beneficia tanto a la empresa como al planeta 🍀. De seguro has visto en la empresa donde trabajas, que imprimen porque piensan que es una sola hoja, o que lo van a imprimir por si acaso, bueno… cuantas impresiones se generar por estas acciones? Muchas empresas se ven afectadas económicamente por el consumo de papel, por ende cuando veamos una impresión o fotocopia hay que encontrar su justificación y tomar la decisión si puede eliminar o trabajar en digital.

Digitalizar o Automatizar

Evalúa qué se puede usar de forma digital o que actividad puede ser automatizada 💻. Esto nos trae beneficios como ahorro en papel, contribuimos con el medio ambiente, reducción de tiempo y carga de trabajo. Con esto no quiero decir que necesariamente hay que incurrir en grandes gastos en software o aplicaciones, sino de trabajar con lo que se tiene.

Busca la Opinión del Usuario

En el análisis para mejorar procesos administrativos, te aconsejo que le preguntes al trabajador involucrado en ese proceso ¿qué opina del mismo? y ¿qué le gustaría mejorar?. Su opinión es importante! Pueden aportarnos ideas muy valiosas. En lo particular me gusta involucrarlos en la fase de mejora, ya que al final serán los que cumplan con lo que se establezca, así que es importante que sepan que su opinión es tomada en cuenta.

Sistemas Informáticos Involucrados

Muchos procesos involucran sistemas informáticos, por ende son un factor que puede intervenir en el correcto funcionamiento del proceso. Revisa que haya una buena interacción con el usuario, para así favorecer los tiempos y que el proceso fluya correctamente.

Consideraciones Finales:

  • Antes de aplicar mejoras en un proceso administrativo, lo recomendable hagas el mapeo del proceso tal cual se hace en la actualidad.
  • Hazle seguimiento a las mejoras realizadas, para conocer si se logró lo deseado.
  • Al mejorar los procesos, el usuario puede en cierta forma oponerse a que modifiquen su proceso, por ende te recomiendo que lo involucres en las propuestas de mejora, muéstrales los beneficios que ella trae.

 

Con estos aspectos, lo que siempre buscamos es que los procesos sean menos complicados, más sencillos y eficientes, lo que sin duda traerá beneficios para todos. ¿Que otros aspectos piensas nos ayudarán a mejorar procesos administrativos? Si te gustó esta entrada, compártelo en tus redes sociales 🙂

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